人力资源的日常工作其实很琐碎。

   虽然很多人都知道要安排好工作的轻重缓急，做好时间管理，但实际上总会有下一件重要的事，打断你的工作；总有更着急的工作，需要你立即去做。

   所以，你看着很多HR每天在办公室东奔西跑，效率可能并不高。要下班的时候，他们才发现当天该干的“正事”还没干完，最后成了公司加班到最后的那几个。    

   当然，我也见过一些工作很高效的HR，做同样的工作，他们就是比其他人要快，总能在下班前，很好的完成当天的任务。      

   他们之间的差别到底在哪？  

   下面这几个方法，是我们请教了一些善于时间管理的职场人士后，得到的一些经验，希望对你有用。  

一、保持随时记录的习惯

   人的记忆力是很短暂的，储存信息的时间其实也只有几分钟。要是有一件事，你没有马上记录下来，只有两种结果：要么忘掉，要么这件事会一直留在你的脑海，干扰你。  

   举个例子，你可能会遇到这样的情况：公司的桶装水没了，该叫人送水了；突然领导又安排准备一下今天下午的公司会议场地；同事突然有事，委托你帮忙做的工作，该做了…  

   这个时候，最重要的就是将这件事记录下来。换句话说，就是无论听到任何重要的信息，被分配到任何事情，要做的第一件事是用小本本记录下来。之后，我们才去考虑什么时候去做这件事，怎么去做这件事。  

   你甚至都可以随身携带纸笔，听到任何需要去做的，第一时间记录下要点。等到不忙的时候，再拿出来进行补充完善，或是思考。

二、养成做checklist的习惯

   有时候，达不到一个高效的工作状态，还有一个原因就是在同一个地方重复犯错。这时，做个checklist其实就最好。

   所谓checklist，说直白一点就是做一项工作必须要完成的任务或者步骤。

   用软件或者小本子，写好每一项任务必做的步骤的checklist。在每次进行这一项任务时，可以把checklist拿出来，一一对照，这样几乎就不会有任何遗漏。  

   比如，领导给你安排了一个任务，由你来负责联系厂家，制作公司的企业文化手册。那在这个过程中，手册的尺寸、材料、要求、细节，需要经过的工序，标准的工期，运输的时长，验收的规格和方式等等，具体是什么；整个过程的审批、签名，在制作手册的整个过程，不同的环节都需要记录清楚。

   这是一个比较完整的checklist。遇到那些虽然没有明文规定，但会影响结果的步骤或是因素，也需要写进去，并且在实操的过程中和相关人员确认。

   这个list可以经常优化，其中包括自己犯的错误，上级的要求或是各种渠道获得的信息，都可以记录在上面。另一方面，这样做也是一个逐渐提高工作效率的过程。  

三、养成写工作日志的习惯

   你可能会感觉奇怪，每天都记录一些具体的事务，有必要吗？当然有必要，尤其是对于像人力资源这样做很多很具体事务的工种。  

   写工作日志的关键点在于，每天下班之后，一定要抽时间自我检查：这一天，我收获了什么？今天的工作犯了什么错误，该怎么改正？有哪些不够完善的地方，要如何优化？今天学到了什么新技能，如何用在工作里面？只有这样逼自己，才能保证每天都会不断进步。

   如果每天都只是在重复昨天的事情，没有任何变化，那这一天就浪费了，你也没有获得任何成长。 并且如果一直这样，你的能力也不会有任何提升，而是只会停留在最初的位置，做最基础的工作。

   当你思考出结果后，可以直接用文字的形式记录下来，这就是工作日志。记录的内容，可大可小，大到学习的一个新技能，小到几句打电话的话术。最后，我们还要把这些记录下来的技能，随时翻阅、最终消化，并且用到日常的工作当中，那样它才会成为你真正的技能。  

四、严格管理自己的时间

   你有没有这种感觉，工作了一天，感觉自己好像什么都没干，结果一天就这样过去了？80%的人都会有。

   实际的原因可能是这样的：

   工作的时候，电脑右下角突然弹出一条八卦新闻，不行，要点进去看一眼；

   手机某个APP的推送又响了，虽然知道不是别人给我发消息，但是就想点开手机看一眼，缓解一下工作的疲劳，然后又开始刷起了朋友圈….

   很多人的工作时间，就是这样一点一点被浪费掉的。可能你自己也很清楚。

   要改掉这个习惯，需要你有一定的自制力。 每次在网上闲逛的时候，需要时刻提醒自己：不行，我不能逛了，该干正事了。  

   也只有这样严格控制时间，你才能真正的判断出自己完成某一项任务的时间。很有可能你会发现，自己做某一件事的时间，远远超出自己的预计，这个时候你就需要思考为什么会这样？能力不足，经验不足？习惯不好？还是总有人打扰？  

   把这些问题解决了，才能真正的实现高效。  

五、借助工具提高效率

   HR的工作内容很杂，而且都是具体的事务。尤其是在小公司工作的HR，他们根本没有时间和精力去思考如何优化现状，如何改善，总感觉是被工作推着在往前走。  

   他们的工作状态可能是这样的：  

每个月要算工资了，从考勤机导入考勤，然后利用Excel公式计算员工对应的工资；

每天登录不同招聘网站，输入不同的账号秘密，然后在不同的平台，刷新简历，打电话约面试者；

…….

   这些工作可以练就HR一身的技能，但事情本身却很低效琐碎，甚至让HR整天都停留在做的层面，没有思考。但事实上，直接用相关的系统就可以解决问题。              

   比如，做招聘。在系统后台就能直接登录各大招聘平台，看到合适的候选人还可以一键发送面试邀请。省得每次招聘都要登录不同的招聘平台，输入N个招聘密码，在不同的网站切换。

   再比如，考勤打卡。系统可以直接将每个月的考勤记录生成表格，考勤数据自动同步到工资计算表，直接就能算工资，比Excel高效，还更准确。

   还有薪酬计算呢，每个月例行的算工资，是HR最担心，也最需要耐心的一件事，不能算错，还要够快。所以用系统，就可以根据计薪方式一键生成报表，准确高效，彻底摆脱Excel的重复手工劳动啦。